Lượt xem: 40506
Hướng dẫn thêm, xóa, sửa, chú thích vào văn bản trực tiếp trên Gmail
03/11/2016
Hiện nay Google vừa mới bổ sung tính năng mới trên Gmail cho phép người dùng trực tiếp chỉnh sửa tài liệu trong file đính kèm mà không cần phải tải về và sử dụng phần mềm Office để làm việc đó. Những gì người dùng cần phải làm là lựa chọn tính năng "chỉnh sửa bằng Google tài liệu" từ file đính kèm (các file Office) từ Gmail.
Số
lượng các loại tài liệu được hỗ trợ tính năng này lên đến 15 định dạng Office,
bao gồm cả các định dạng hiếm khi được sử dụng như .pps hay .ppsx. Vậy nên thay
vì phải tải về và dùng Microsoft Office chỉnh sửa, sau đó gửi lại cho đối
phương thì bạn chỉ cần chỉnh sửa chúng trực tiếp trên trình duyệt của máy tính.
Google cũng khuyến khích người dùng sử dụng extension
Office Editing Chrome, thứ cho phép chúng ta thay đổi nội dung các tài liệu
Office và lưu chúng dưới định dạng ban đầu ngay trên trình duyệt Chrome.
Để
thêm tiện ích extension
Office Editing Chrome trên trình duyệt Chrome chúng ta truy cập vào địa chỉ
sau: https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj?hl=vi
.
Tại
giao diện extension
Office Editing Chrome chúng ta bấm chọn vào nút Thêm vào Chrome (Add Chrome) như hình sau:
Sau
đó chương trình hiện thông báo hỏi chúng ta có muốn thêm tiện ích vào chrome
hay ko? Chúng ta chọn Thêm tiện ích.
Trình
duyệt Chrome sẽ tự động thêm tiện ích vào chương trình, hiện thông báo Đã thêm vào Chrome như hình sau:
Bây
giờ chúng ta đã có thể tiến hành chỉnh sửa, thêm chú thích vào văn bản trực tiếp
trên file đính kèm của Gmail.
Hướng dẫn sử dụng:
Trên
giao diện Gmail, tại file đính kèm của một Email chúng ta có 3 lựa chọn: Tải
xuống, lưu vào Drive, Chỉnh sửa bằng Google tài liệu.
Để
chỉnh sửa chúng ta bấm chọn vào biểu tượng cây bút chì (chỉnh sửa bằng Google tài liệu)
giao diện chỉnh sửa như hình dưới:
Các
chức năng của tiện ích chỉnh sửa trên Gmail tương tự như phần mềm Office thông
thường, trên giao diện cũng có thanh công cụ như: Tệp (File), chỉnh sửa, chèn
(Insert) , định dạng (Format) … Ở đây chúng ta sẽ tập trung vào phần đề xuất chỉnh
sửa, ghi chú và lưu lại lịch sử chỉnh sửa văn bản. Tại nút chỉnh sửa
nằm ở góc trên bên phải giao diện màn hình chúng ta thấy có 3 lựa chọn chỉnh sửa
như sau:
-
Chỉnh sửa:
Các thao tác chỉnh sửa sẽ thay đổi trực tiếp vào văn bản đính kèm, không trở
thành đề xuất.
-
Đề xuất:
Các thao tác chỉnh sửa sẽ trở thành đề xuất để đối phương có thể đồng ý hoặc
không đồng ý với đề xuất đó. Các thao tác này được lưu lại thành các ghi chú chỉnh
sửa và các đề xuất thay đổi trên văn bản.
-
Đang xem:
Chỉ dùng để đọc, xem lại văn bản và in văn bản.
Tùy
vào trường hợp và mục đích cần sử dụng chúng ta sẽ lựa chọn các chức năng chỉnh
sửa tương ứng. Ở đây, tôi xin giới thiệu chức năng Đề xuất
chỉnh sửa và tạo ghi chú cho văn bản đính kèm theo Email. Sau khi chọn chức
năng Đề xuất, nút chỉnh sửa
sẽ chuyển sang Đề xuất có màu xanh lá cây như
hình dưới:
Các thao tác đề xuất xóa, thêm, sửa và
ghi chú văn bản:
Các
thao tác như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được ghi nhận và hiển thị
ngay trên tài liệu. Mặc định, tại giao diện người thao tác chỉnh sửa, chỉnh
sửa bằng Google tài liệu sẽ hiển thị màu xanh, người tiếp nhận các đề
xuất chỉnh sửa đó sẽ hiển thị màu hồng nếu thay đổi thêm hoặc sửa; gạch ngang nếu
xóa văn bản.
-
Xóa văn bản:
Tại giao diện đề xuất chỉnh sửa, khi chúng ta tiến hành xóa một từ, câu hay đoạn
trong văn bản thì từ, câu hay đoạn văn bản đó sẽ bị gạch ngang màu xanh, như
hình dưới:
-
Thêm, sửa văn bản:
Khi chúng ta tiến hành thêm, sửa một từ, câu hay đoạn trong văn bản thì từ, câu
hay đoạn văn bản đó sẽ chuyển sang màu xanh lá như hình dưới:
Các
thao tác xóa, thêm, sửa sẽ được ghi lại thành các Đề xuất
tương ứng, các Đề xuất này nằm bên phải của các
thao tác đã thực hiện.
Trong
nút Đề xuất
sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của thao tác như: người thực hiện, thời gian thực hiện, thực hiện thao tác gì, trả lời
các đề xuất này và đặc biệt có 2 chức năng:
+
Chấp nhận đề xuất:
Nếu đồng ý với các đề xuất chỉnh sửa thì đề xuất đó sẽ được áp dụng trực tiếp
vào văn bản.
+
Từ chối đề xuất:
Nếu từ chối các đề xuất chỉnh sửa thì đề xuất đó sẽ không được áp dụng vào văn
bản và giữ nguyên văn bản gốc.
-
Ghi chú văn bản:
Tương tự như chức năng Track change trong Office Word, chúng ta có thể thêm ghi
chú cho một từ, câu hay đoạn văn bản như sau: Bôi đen hoặc đặt con trỏ chuột
tại vị trí cần thêm ghi chú (1), tại
giao diện chỉnh sửa ta chọn Chèn (2) \ nhận
xét (3) như hình sau:
Nút
Nhận xét sẽ nằm
bên phải tương ướng với vị trí cần ghi chú. Chúng ta viết ghi chú vào ô Nhận xét rồi
tick chọn Nhận xét, nếu không cần viết ghi
chú ta chọn Hủy.
Để
giải quyết các đề xuất ghi chú trong văn bản ta tick chọn vào nút Giải quyết nằm
trong ô nhận xét như hình sau:
Sau
khi đã hoàn thành các thao tác chỉnh sửa, ghi chú, chúng ta sẽ gửi lại văn bản
cho người nhận. Tại menu chọn Tệp\Gửi qua Email dưới
dạng tệp đính kèm.
Tại
giao diện gửi Email, nhập các thông tin như sau:
+
Đính kèm dưới dạng file nào (1): Có nhiều lựa chọn file như pdf, .docx, html… ở đây ta chọn Microsoft Word
.docx;
+
Tới (bắt buộc) (2): Địa chỉ Email người nhận;
+
Chủ đề Email (3);
+
Nội dung Email (4);
+
Gửi một bản sao cho chính tôi (5): Gửi cho chính mình bản sửa đổi để đối chiếu sau
này.
+
Gửi Email (6).
Các
thao tác như hình sau:
Sau
khi nhận được văn bản đã chỉnh sửa, chúng ta sẽ tiếp tục các bước như trên để
hoàn thành văn bản theo đề xuất của người chỉnh sửa.
Bài
viết này đã hướng dẫn các bạn cách chỉnh sửa, thêm, xóa văn bản ngay trên giao
diện Gmail. Với chức năng mới này, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời
gian chỉnh sửa văn bản, chi phí in ấn để chỉnh sửa bằng văn bản giấy, đồng thời
nâng cao hiệu quả công việc.
Thanh Bình
Phòng TKTP và CNTT