Số lượng các loại tài liệu được hỗ trợ tính năng này lên đến 15 định dạng Office, bao gồm cả các định dạng hiếm khi được sử dụng như .pps hay .ppsx. Vậy nên thay vì phải tải về và dùng Microsoft Office chỉnh sửa, sau đó gửi lại cho đối phương thì bạn chỉ cần chỉnh sửa chúng trực tiếp trên trình duyệt của máy tính. Google cũng khuyến khích người dùng sử dụng extension Office Editing Chrome, thứ cho phép chúng ta thay đổi nội dung các tài liệu Office và lưu chúng dưới định dạng ban đầu ngay trên trình duyệt Chrome.

Để thêm tiện ích extension Office Editing Chrome trên trình duyệt Chrome chúng ta truy cập vào địa chỉ sau: https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj?hl=vi .

Tại giao diện extension Office Editing Chrome chúng ta bấm chọn vào nút Thêm vào Chrome (Add Chrome) như hình sau:

Trình duyệt Chrome sẽ tự động thêm tiện ích vào chương trình, hiện thông báo Đã thêm vào Chrome như hình sau:

Bây giờ chúng ta đã có thể tiến hành chỉnh sửa, thêm chú thích vào văn bản trực tiếp trên file đính kèm của Gmail.

Hướng dẫn sử dụng:

Trên giao diện Gmail, tại file đính kèm của một Email chúng ta có 3 lựa chọn: Tải xuống, lưu vào Drive, Chỉnh sửa bằng Google tài liệu.

Để chỉnh sửa chúng ta bấm chọn vào biểu tượng cây bút chì (chỉnh sửa bằng Google tài liệu) giao diện chỉnh sửa như hình dưới: 

nằm ở góc trên bên phải giao diện màn hình chúng ta thấy có 3 lựa chọn chỉnh sửa như sau:

- Chỉnh sửa: Các thao tác chỉnh sửa sẽ thay đổi trực tiếp vào văn bản đính kèm, không trở thành đề xuất.

- Đề xuất: Các thao tác chỉnh sửa sẽ trở thành đề xuất để đối phương có thể đồng ý hoặc không đồng ý với đề xuất đó. Các thao tác này được lưu lại thành các ghi chú chỉnh sửa và các đề xuất thay đổi trên văn bản.

- Đang xem: Chỉ dùng để đọc, xem lại văn bản và in văn bản.

Tùy vào trường hợp và mục đích cần sử dụng chúng ta sẽ lựa chọn các chức năng chỉnh sửa tương ứng. Ở đây, tôi xin giới thiệu chức năng Đề xuất chỉnh sửa và tạo ghi chú cho văn bản đính kèm theo Email. Sau khi chọn chức năng Đề xuất, nút chỉnh sửa sẽ chuyển sang Đề xuất có màu xanh lá cây như hình dưới:

  -

Các thao tác xóa, thêm, sửa sẽ được ghi lại thành các

 Trong nút

 +

như hình sau:

Nút Nhận xét sẽ nằm bên phải tương ướng với vị trí cần ghi chú. Chúng ta viết ghi chú vào ô Nhận xét rồi tick chọn Nhận xét, nếu không cần viết ghi chú ta chọn Hủy. 

Để giải quyết các đề xuất ghi chú trong văn bản ta tick chọn vào nút Giải quyết nằm trong ô nhận xét như hình sau:

Sau khi đã hoàn thành các thao tác chỉnh sửa, ghi chú, chúng ta sẽ gửi lại văn bản cho người nhận. Tại menu chọn Tệp\Gửi qua Email dưới dạng tệp đính kèm.

Tại giao diện gửi Email, nhập các thông tin như sau:

+ Đính kèm dưới dạng file nào (1): Có nhiều lựa chọn file như pdf, .docx, html… ở đây ta chọn Microsoft Word .docx;

+ Tới (bắt buộc) (2): Địa chỉ Email người nhận;

+ Chủ đề Email (3);

+ Nội dung Email (4);

+ Gửi một bản sao cho chính tôi (5): Gửi cho chính mình bản sửa đổi để đối chiếu sau này.

+ Gửi Email (6).

Các thao tác như hình sau:

Sau khi nhận được văn bản đã chỉnh sửa, chúng ta sẽ tiếp tục các bước như trên để hoàn thành văn bản theo đề xuất của người chỉnh sửa.

Bài viết này đã hướng dẫn các bạn cách chỉnh sửa, thêm, xóa văn bản ngay trên giao diện Gmail. Với chức năng mới này, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian chỉnh sửa văn bản, chi phí in ấn để chỉnh sửa bằng văn bản giấy, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.